Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen
Arbeit, die sich selbst erledigt.
Einmal einrichten, dauerhaft entlastet
Ich automatisiere die Prozesse, die Ihnen täglich Zeit kosten – von der Rechnung nach Auftragsabschluss über Terminerinnerungen bis zu komplexen Verwaltungsabläufen. Jede Lösung wird individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
Der Unterschied zu Standardsoftware: Der Ablauf richtet sich nach Ihrem Betrieb, nicht umgekehrt. Auch dann, wenn dabei Systeme zusammenarbeiten müssen, die eigentlich nicht füreinander gemacht sind.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung heißt: Ein Ablauf, den heute jemand von Hand Schritt für Schritt erledigt, läuft von allein ab – sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Das Prinzip ist immer gleich: ein Auslöser, feste Schritte, ein Ergebnis.
Auslöser
Eine Anfrage kommt über Ihre Website herein.
Schritte
Sie wird in Ihre Kundenliste eingetragen, Sie bekommen eine Nachricht aufs Handy.
Ergebnis
Der Kunde erhält sofort eine Eingangsbestätigung – ohne dass Sie etwas tun.
Woran Sie erkennen, dass sich etwas automatisieren lässt
Die Aufgabe wiederholt sich – täglich, wöchentlich oder bei jeder Anfrage.
Sie folgt festen Regeln: Wenn dies passiert, dann jenes.
Die Informationen liegen schon digital vor – in Mails, Formularen, Tabellen.
Sie übertragen Daten von Hand von einem Programm ins andere.
Fehler entstehen durch Vergessen oder Vertippen, nicht durch falsche Entscheidungen.
Trifft mehr als einer dieser Punkte zu, lohnt sich ein genauerer Blick.
Beispiele aus der Praxis
Automatisierung ist nicht nur etwas für Konzerne. Diese Beispiele stammen aus dem Alltag kleiner und mittlerer Betriebe.
Anfragen & Vertrieb
Heute
Anfragen aus Mail, Website und Telefonnotizen verteilen sich auf mehrere Stellen.
Danach
Jede Anfrage landet automatisch in einer Liste, Sie werden benachrichtigt, der Kunde bekommt sofort eine Bestätigung.
Heute
Nach einem Angebot hören Sie nichts – und vergessen nachzufragen.
Danach
Nach sieben Tagen ohne Antwort liegt eine freundliche Nachfass-Mail zum Absenden bereit.
Heute
Kontaktdaten aus Formularen werden abgetippt.
Danach
Neue Kontakte stehen ohne Abtippen in Ihrer Kundenliste.
Termine
Heute
Termine werden per Telefon hin- und herabgestimmt.
Danach
Kunden buchen online in freie Zeiten, bekommen eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung.
Heute
Eine Absage hinterlässt eine Lücke im Kalender.
Danach
Wer auf der Warteliste steht, bekommt den frei gewordenen Termin automatisch angeboten.
Heute
Um Bewertungen bitten Sie selten oder nie.
Danach
Nach dem Termin geht eine Dankesmail mit Bitte um eine Bewertung raus.
Rechnungen & Buchhaltung
Heute
Eingangsrechnungen liegen verstreut im Postfach.
Danach
Sie werden gesammelt, sinnvoll benannt, abgelegt und an Ihr Steuerbüro weitergereicht.
Heute
Offene Rechnungen fallen erst Wochen später auf.
Danach
Nach Fälligkeit geht automatisch eine höfliche Zahlungserinnerung raus.
Heute
Den Überblick über den Monat verschafft man sich mühsam.
Danach
Zum Monatsende kommt eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben per Mail.
Kundenservice
Heute
Immer wieder dieselben Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen, Abläufen.
Danach
Ein Assistent beantwortet sie rund um die Uhr, alles Knifflige geht an Sie.
Heute
Alle Mails landen in einem Postfach, niemand fühlt sich zuständig.
Danach
Mails werden nach Thema sortiert und an die richtige Person verteilt.
Heute
Kunden rufen an, um zu fragen, ob ihr Auftrag fertig ist.
Danach
Sie bekommen automatisch Bescheid, sobald er fertig oder abholbereit ist.
Personal
Heute
Bewerbungen kommen über verschiedene Wege und bleiben liegen.
Danach
Jede Bewerbung wird gesammelt, bestätigt und erscheint in einer Übersicht.
Heute
Beim Start neuer Mitarbeiter wird jedes Mal etwas vergessen.
Danach
Eine feste Checkliste läuft ab, Unterlagen und Zugänge werden rechtzeitig verschickt.
Heute
Urlaubsanträge auf Zetteln oder per Zuruf.
Danach
Antrag per Formular, Freigabe per Klick, Eintrag im Teamkalender.
Handwerk & Baustelle
Heute
Baustellenfotos liegen auf verschiedenen Handys.
Danach
Fotos und Notizen landen direkt im richtigen Auftragsordner.
Heute
Stundenzettel auf Papier werden abends abgetippt.
Danach
Stunden werden am Handy erfasst und pro Auftrag für die Rechnung zusammengefasst.
Heute
Material fehlt, wenn es gebraucht wird.
Danach
Beim Unterschreiten eines Mindestbestands liegt eine Bestellliste bereit.
Gastronomie & Handel
Heute
Reservierungen kommen per Telefon, Mail und Website.
Danach
Alle stehen in einer Liste, jeder Gast bekommt eine Bestätigung.
Heute
Dass etwas ausgeht, merkt man erst am leeren Regal.
Danach
Bei niedrigem Bestand kommt rechtzeitig eine Meldung.
Heute
Jede Onlinebestellung bedeutet Handarbeit.
Danach
Rechnung, Versandetikett und Versandmail entstehen von allein.
Marketing
Heute
Neue Kunden hören nach dem ersten Kauf nichts mehr.
Danach
Sie bekommen in Etappen eine Willkommensmail und hilfreiche Tipps.
Heute
Jeder Beitrag wird für jeden Kanal einzeln eingestellt.
Danach
Einmal schreiben, zeitgesteuert auf mehreren Kanälen veröffentlichen.
Heute
Neue Google-Bewertungen bemerkt man zufällig.
Danach
Sie werden sofort gemeldet, ein Antwortentwurf liegt bereit.
Ihr Ablauf ist nicht dabei? Das ist die Regel, nicht die Ausnahme – fast jeder Betrieb hat eigene Abläufe, die sich vereinfachen lassen.
Prozess besprechenWo Automatisierung sich nicht lohnt
Aufgaben, die nur ein paarmal im Jahr anfallen.
Entscheidungen, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl brauchen.
Abläufe, die sich ständig ändern.
Vorgänge, die komplett auf Papier laufen – dort steht zuerst die Umstellung auf digital.
Das sagen wir Ihnen auch im Erstgespräch, bevor Sie Geld ausgeben.
In drei Schritten
Prozess durchsprechen
Wir sehen uns an, was bei Ihnen täglich anfällt. Meist zeigt sich schnell, welche zwei, drei Abläufe die meiste Zeit fressen.
Automatisierung bauen
Ich setze den Ablauf auf und teste ihn mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb, nicht mit Beispieldaten.
Übergeben und begleiten
Sie bekommen die Lösung erklärt und können sie im Alltag beobachten. Was nicht passt, wird nachgezogen.
Automatisierung auf Anfrage.
Jeder Ablauf wird auf Ihren Betrieb zugeschnitten – vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.
Bereit, Ihr Business voranzubringen?
Im unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse und finden heraus, welche digitalen Lösungen den größten Mehrwert bringen – persönlich, direkt und ohne Umwege.